企業文化創新案例之四——采用物資管理軟件促進效能監察

發布日期:2014-10-23 信息來源:二公司 龔偉廉 字號:[ ]



物資管理是企業的一項基礎管理,如何借助網絡平臺,實現資源共享,對物料預算、采購、倉儲、結算各環節的業務流程進行控制,特別對海外項目物資管理實施監管,實現物資管理業務操作程序化、采購管理定量化、采購過程監督化、數據分析完善化,提升公司物資管理的能力,公司與相關單位合作開發了物資管理軟件。為了更好地促進物資管理軟件的使用,公司決定對該軟件使用情況實施效能監察。

一、活動理念

企業轉型發展給企業帶來了很大的發展機遇,而管理能力提升則是企業做大做強的關鍵。紀檢監察要融入企業發展,聚集重點領域、關鍵環節,創新紀檢監察工作方式,為企業發展保駕護航。

開展物資管理軟件使用情況效能監察,是把物資管理與軟件使用情況結合起來,通過效能監察,發現管理過程中的薄弱點,分析存在問題的原因,強化基礎管理,促進管理能力的提升。

二、活動過程

(一)選題立項

軟件使用之初,由于項目管理人員對軟件操作不熟悉,嫌軟件規范、責任分明、不能變通,對軟件使用積極性不高,甚至有些人感到軟件使用束薄手腳,產生抵觸情緒。為此,在公司效能監察小組的領導下,決定由公司審計監察部和物資管理部聯合對物資管理軟件的使用進行效能監察,以達到管理規范,降低成本,提高效益的目的。

(二)組織準備

1、組織領導。物資管理軟件使用效能監察工作在公司紀委、監察審計部的領導下,由公司物資管理部、項目部共同參與配合。成立物資管理軟件效能監察工作小組,組長由公司紀委書記兼任,組員由公司紀委、監察審計部、物資管理部和項目部成員組成。

2、監察內容。按照效能監察的工作目標,重點對軟件的使用時間、預算的及時性、操作的規范性等環節加強監督控制,促進項目管理提升和經濟效益提高。

3、工作步驟。物資管理軟件效能監察活動將貫穿于軟件使用的全過程,主要分三個階段:

第一階段:策劃階段

成立物資管理軟件使用效能監察工作小組,制定效能監察實施方案,明確效能監察工作重點,分解落實各部門效能監察工作職責。

第二階段:實施階段

1)建立定期監督機制。按照效能監察的要求,采取定期檢查、重點督查、隨機抽查、日常檢查、跟蹤督查、督促整改等辦法,實施監督檢查。

2)建立中途推進機制。定期召開工作例會,匯報、交流效能監察過程中的進展情況,分析、研究和解決效能監察工作中發現的問題,發出整改建議。

第三階段:總結階段

1)形成監察報告。物資管理軟件使用效能監察結束后,在使用項目開展自查的基礎上,完成效能監察工作報告,形成效能監察績效評估意見。

2)督促整改落實。針對效能監察過程中發現的薄弱環節和存在的問題,提出監察建議,督促使用項目深入分析,尋找對策,有針對性地進行整改,形成長效管理機制。

3)加強閉環管理。認真做好效能監察過程中的“立項、實施準備、組織實施、擬定監察報告、做出監察處理、跟蹤落實、總結評審和歸檔立卷”等八項基礎工作,實行閉環管理,提高效能監察工作規范化水平。

4、工作要求:

1)明確目標。把做好服務、督促督辦作為物資管理軟件使用效能監察的首要任務來完成,促進項目管理提升和經濟效益提高。

2)注重調研。要認真學習和熟悉物資采購流程和工作程序,深入調查研究,主動了解軟件使用中遇到的問題,對檢查中發現的問題要區分不同情況進行協調處理。

3)密切配合。監察小組在工作中既要履行好效能監察的職責,又要注重部門之間的密切協作、相互配合,形成良好的效能監察聯動機制,加強相互之間的工作聯系和溝通,協調一致的開展工作。

4)成果應用。要加強效能監察成果的推廣應用,著力在查找問題、后續整改落實、鞏固效能監察成果上下功夫,及時總結提煉效能監察過程中的典型做法和經驗,發揮示范引領作用。

(三)監察過程

1、定期監督

1)定期檢查。效能監察小組每季度結合項目技經管理對標檢查對項目物資管理軟件使用進行定期檢查,檢查項目物資采購是否使用物資管理軟件,技術員是否及時申報材料預算,各級審批是否履行職責,物資采購過程是否規范,大宗物資采購是否貨比三家,材料使用是否按需分批領用,采購資金是否與財務對賬一致。

2)重點督查。在項目施工初期,重點督查項目使用物資管理軟件情況,是否接通網絡,配置機器,操作人員是否經過培訓。

3)日常檢查、隨機抽查。通過問詢、登錄軟件查看等方法,對物資管理軟件使用進行日常檢查,隨機抽查物資采購是否通過軟件申報,審批是否按流程進行,采購過程有無越權行為,入庫登記是否及時規范。 

4)跟蹤督查。對檢查中發現的問題,提出口頭或書面意見,督促其整改,并對整改情況進行跟蹤督查,直至整改完畢。

2、中途推進

在軟件的使用過程中,定期召開工作例會,匯報、交流效能監察過程中的情況,分析、研究和解決效能監察工作中發現的問題。與此同時,經常與使用項目進行溝通,了解軟件的使用情況,遇到的問題,并反饋到公司物資管理部加以解決,促進物資管理軟件規范使用。

(四)問題及整改

通過物資管理軟件使用效能監察,發現存在一些管理上的問題,以下是存在的問題和整改情況。

1、神頭項目網絡經常斷線,不能及時錄入數據。神頭項目位于山上,網絡信號較弱不穩定,項目盡量滿足物資管理軟件的使用需要,并在網絡通暢的時候,抓緊時間補錄數據,最大限度的滿足軟件的正常使用。

2、清水川項目在施工初期,項目經理對物資管理軟件流程的審批有異議,要求增加項目經理采購與付款審批權限,因此采購計劃未予以審批。效能監察發現后,及時與項目經理和公司物資管理部溝通、協調,在軟件中增加了項目經理采購與付款審批流程,項目也立即將積壓的采購計劃未予以審批,使項目物資采購管理走上了正規的軌道。

3、新海項目開工后,一直使用手工記賬方式,未按公司規定使用物資管理軟件,材料采購用款與財務對賬不一致。效能監察發現后,要求項目立即整改。項目部領導非常重視,當即召開了項目部物資人員會議,要求嚴格執行公司規定。項目物資及時整改,對新發生的物資采購業務馬上使用物資管理軟件,對以前發生的采購業務,在2個月內完成數據補錄,與財務對賬一致。

三、活動成效

1、經濟效益。物資管理軟件的使用,一方面通過公司集中采購,將現有項目所需的原材料、加工件等大宗物資集中后詢價談判,從價格上降低了材料的采購成本。另一方面通過預算審核,減少了無預算材料采購,從數量上降低了材料的采購成本,取得了可觀的經濟效益。

2、管理效益。物資管理軟件的運用,實現了物資預算、申購、計劃、訂單、入庫的流程化管理,并且所有流程全部在網上操作,設置了流程中的控制點,做到審核透明化、管理規范化、工作精細化,同時也使監督管理的手段信息化、科學化,提高了監督管理的科學化水平和監督管理的有效性。

3、反腐倡廉成效。通過該次監察,關鍵崗位人員簽訂了個人崗位廉政風險防范承諾表,使從業人員清醒地認識到自己的崗位潛在廉政風險,并對廉政風險防范作出承諾,把監察關口前移,從過程監察前移到事前預防。同時,通過信息化手段隔離人為因素的影響,從根本上杜絕了違紀違規現象的發生。

 





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